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北京赛格立诺OA行业服务转型的密钥

发布时间:2020-06-29 20:06:16 阅读: 来源:编码器厂家

从“工具化”的信息化管理到“战略化”的信息化管理。几年的时间,北京赛格立诺办公科技有限公司(以下简称北京赛格立诺)董事长陈川对信息化管理的理解,已经发生了翻天覆地的变化。走到今天,在陈川眼中,信息化甚至已经变成了让企业做大做强的DNA。

无意的相识 有益的改变

成立于1994年的北京赛格立诺,在OA(办公外设)行业算得上是元老级的企业。在这个行业中,北京赛格立诺是一个非常有代表性的企业,它不仅是行业内最具竞争力的企业之一,也是将业务多元化做得最全面的一家企业。据陈川介绍,北京赛格立诺的业务目前涉及六大部分:打印机、复印机的渠道批发业务,面对终端用户的设备零售业务,政府采购业务,传统售后服务业务,以复印、装订为主的文印中心业务以及文件管理外包业务。目前,能把这些业务做全的公司,国内屈指可数。陈川感言,想把每一个业务都做好并不容易,而最大的压力正是管理。

和很多同行一样,几年前北京赛格立诺对信息化管理的理解也是“工具化”的。为了提升企业的管理效率,北京赛格立诺逐渐将企业内部的各种管理变成了信息化的管理模式:一套财务软件、一套进销存软件、三套售后服务软件、一套客户关系管理软件。虽然在管理初期效率有所提升,但是六套软件各自为政所带来的麻烦很快便暴露出来。

“在公司的管理中,信息无法共享、信息不对称的问题很严重,特别是财务部门的重复工作量很大。那个时候,最辛苦的部门就是财务部,总是在加班,到了出数据、出报表的时候还要更忙。”陈川告诉记者,面对这样的情况,北京赛格立诺便开始考虑把信息系统做一次整合。谁想到,从有这个想法到最后实施却花了两三年的时间。

“其间,我们也和一些国内知名厂商接触过,希望可以找到将系统整合的方法。但是,这些厂商很难为我们做到行业定制,其标准的管理流程又没法与我们这类OA企业的管理需求相匹配,更难为我们定向研发。另外,其收费也不菲。”正在不知道如何进行下去的时候,陈川无意中了解到厦门快普这样一家公司,并听说他们是专门为IT,包括OA行业提供信息化整体解决方案的厂商,而且还能专门为业内标杆企业进行量身定制。所以,就决定与其接触一下。

第一次见到厦门快普的管理层时,陈川的感觉是“热心、专业、投入,是做事业的人”。但是一考虑到为自己的企业换一套信息化管理平台不是小事,弄不好还会严重影响业务,所以他还是觉得应该更谨慎一点。为了保险起见,他专门去厦门快普的公司总部进行了一次考察。“通过与快普开发团队的接触,深入了解了他们的产品开发理念和市场定位,整体感觉非常不错,于是就打消了最初的疑虑。实际上,当时快普针对我们OA行业的特点所开发的软件也并不是非常成熟的,但是他们的真诚和做事的态度,让我下定了和他们合作下去的决心。”陈川表示,在其后的合作过程中,厦门快普和他们以往所接触到的软件厂商有很大不同,不仅按照他们这个行业的特点修改了以往的不足,还帮他们解决了很多管理上的问题。“虽然我们的业务划分为六大模块,但在快普的平台上,信息互通、共享做得非常好,客户关系管理完全可以与业务清晰对应,让我一目了然。比如我们有一个零售的客户,也是政府采购客户,又是外包客户,我想了解该用户的信息,并查看相应的业务情况,现在可以随时关联查看所有与该客户有关的报表信息,但在过去就实现不了,需要由财务等相关部门帮我整理之后才行。”

“如果没有高效的业务流管控、信息共享机制,想把每一类业务做强、做大是很难的。管理的成本和管理的效率是业务盈利的关键,而这一切都要依靠IT系统实现。这也是我们要完成信息化系统整合的原因。在这一点上,快普软件对我们帮助很大。”陈川坦言,在上线快普管理系统之后,北京赛格立诺的财务压力骤减,现在只要7个人就能完成过去11个人才能完成的工作。由于实现了完全的信息共享,管理的效率也大幅提升,还为公司决策提供了有力的支持。

信息化是服务转型关键

“表面上我们这个行业卖的是硬件,其实我们赚的是服务的钱。”陈川坦言,OA行业发展了二十几年,“搬箱子”赚钱的时代早已结束,OA企业的利润主要来源于降低服务成本,并让服务形成规模化效应。经过市场的大浪淘沙,当前业内涉足渠道分销业务的企业大约只有10%~20%,80%以上的企业在做零售和售后服务的业务,能够涉足文印中心业务的不超过20%,能做文件管理外包业务的更是不足5%。其中,文件管理外包是近年来在传统OA业务之外兴起的一项新业务,也是当前最具发展潜力的服务型业务。但是,这项业务和信息化管理的结合度却非常高。

“从表面上看文件管理外包是一个租赁业务,但其实它是一个以IT管理技术为核心的业务。”陈川指出,这种业务的含金量其实非常高,目前业内能将这个业务做好的企业还非常少,国内除了一家上市公司做得还不错之外,剩下就是他们了。因为想要做好文件管理外包业务,企业需要具备一个重要的条件IT能力。但这正是传统OA企业的短板,因为大多做OA的企业是没有IT人员的,甚至都不需要有这样的部门。而IT能力又分成三个层面:首先,文件管理外包虽然表面上看是一个业务,但其核心其实是一套信息管理系统,借助系统将设备完全管理起来,才能开展这类业务。它需要企业具备软件的实施能力、应用能力以及为客户解决问题的能力。其次,文件管理外包还会涉及到公司内部的管理问题,因为随着客户量越来越大,一旦缺乏高效的内部管理机制,这类业务不仅难以开展,还会因为管理成本过高而难以盈利或缺乏竞争力。此外,文件管理外包是一种以服务为盈利模式的业务,在为客户提供解决方案的时候,一般是软件与硬件打包的模式。虽然在市场中,目前也有相对成熟的管理软件产品,像佳能、施乐、理光等厂商都有相应的软件。但这类通用软件往往无法应对用户的特殊需求,遇到不同行业用户的不同需要,文印外包业务就无法开展。所以,能把这项业务做起来的企业必须要具备研发能力,不仅要有自己的系统,还要有能力根据不同行业用户的需求,为其开发相应的解决方案。

“目前,之所以OA行业中能够真正把文件管理外包业务做好的企业不多,正是因为企业大多不具备后两项IT能力。而就我们自身的经验来看,虽然第一项和第三项是我们所长,但如何建立起一套高效的企业内部IT管理系统为文件管理外包业务服务,实现高效信息管理和售后服务,却是我们所短,这也是我们目前与厦门快普合作的重点。”陈川表示。

从供应商到战略合作伙伴

从办公设备的分销、零售到售后服务,再到文件管理外包业务,OA行业利润率的逐年下滑,正在催动这个行业一次又一次的转型。设备分销及零售的利润率下滑推动了依靠设备维修、配件及耗材销售实现盈利的模式。但这种对销售及服务人员依赖度很大却缺乏技术含量的服务模式,很容易让企业的优质客户资源随人员的流动而流失,更不可能跨区域经营。

事实上,当前涉足文件管理外包服务业务的OA企业之所以非常有限,正是其整个行业对于企业信息化管理不够重视的一种体现。如果将文件管理外包服务业务拆解开,可以发现其对OA企业的资金实力以及控制成本的能力都有非常高的要求,而后者又直接体现为对精细化管理的需求,这也是北京赛格立诺在转型期选择与厦门快普合作的原因。

“在发展的过程中,快普更像是在伴随我们成长。我现在已经习惯于碰到问题与快普一起探讨、一起解决。下一步,我们还要把这个模式进一步做大,开展全国连锁业务,这需要更强的信息管理平台的支撑。所以,我们和快普之间,已经不仅是一个用户和软件开发商的关系,而是战略合作伙伴的关系。”在采访结束的时候,陈川说他现在的大多数时间都是用来与各地经销商见面,因为北京赛格立诺要在2013年前完成全国连锁计划,把业务进一步做大。而现在,他们也在和快普进行进一步的合作,让厦门快普的管理平台帮助他们实现全国连锁的管理模式。

观 点

没有信息化也能盈利的时代已经过去

搬运式的经营模式已不再提供“赚钱的机会”。今天市场的高度竞争,互联网带来的信息透明,让中国的企业不得不去思考自身生存、发展以及持续盈利的核心竞争力,也让中国进入了一个不得不借助降低管理成本、提高管理效率才能盈利的时代。在OA行业中,企业之间的竞争已不再聚焦于硬件销售,而是服务。而能够让服务产生差异化的东西,正是IT。业内企业能否借助IT高效管理企业、管理客户、提升服务价值,将是整个行业成功转型和持续发展的关键。

陈川认为,如果一个企业希望涉及更多的业务,管理者对自己的企业也有战略发展的思考和规划,并希望通过目标管理去实现,就一定不能忽略企业自身的IT管理能力。从他自己的经验来看,一方面在选择管理软件时,如果市场中没有契合企业管理需求的产品,不应为了实施IT管理而盲目上线;另一方面要与软件开发商进行深度沟通,以判断其是否是企业的战略合作伙伴,而不仅是找一个供货商。

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